ثالثاً : إدخال التعريفات :
بعد الإنتهاء من مرحلتي الإدخال والتعديل اللتين سبق ذكرهما للدليل المحاسبي يقوم المحاسب بإدخال التعريفات الخاصة بحسابات العملاء والموردين والمخازن والبنوك والمندوبين والوحدات وأنواع الأصناف والأصناف وهنا نلاحظ وجود مجموعتين الأولى هي العملاء والموردين والمخازن والبنوك والمندوبين وهذه المجموعة سبق إدخالها ضمن الدليل المحاسبي كحسابات فرعية وثانوية وتحليلية أما المجموعة الثانية والخاصة بالوحدات وأنواع الأصناف والأصناف فيتم إدخالها لأول مرة من خلال هذه الخطوة وهذا الإدخال يساعد المحاسب في عمل فواتير البيع والشراء بسهوله وسرعة ودقة بحيث لايحتاج إلى كتابة أو إدخال تلك البيانات إلى كل فاتورة بيع أو شراء يقوم بعملها هذا وسنقوم بشرح كيفية التوصيف بإدخال التعريفات لكل مجموعة تفصيلياً حيث سنقوم بشرح تعريفات العملاء والموردين معاً ثم نتبعه بالمخازن والبنوك وفي النهاية إدخال تعريفات المندوبين وبيان كيفية التعامل مع المندوب بالعمولة إن وجدت وتأثير ذلك على حساب صافي المبيعات وبعد ذلك نوضح كيفية إدخال الوحدات وأنواع الأصناف والأصناف وتوضيح الفرق بينهم وأهمية كل منهم.